Diplomityö älytoimistosovelluksista – ”Jo ennen koronaa monet yritykset huomasivat, että käyttöasteet toimistoilla ovat aika pieniä”

Juttu on julkaistu alun perin kesäkuussa 2022 Talotekniikka-lehdessä 5/2022.

Älykkäät toimistosovellukset auttavat yrityksiä sopeutumaan työnteon tapojen muutokseen. Niistä on apua myös talotekniikan toiminnan tarkkailussa ja siitä viestimisessä rakennusten käyttäjille.

Diplomi-insinööri Kiia Einola tutki Aalto-yliopistoon tekemässään diplomityössä älykkäitä toimistoapplikaatioita ja niistä saatuja hyötyjä moderneissa toimistoympäristöissä. Maaliskuussa julkaistu tutkimus Smart workplace solutions – A tool for employers to develop better offices käsittelee sovelluksia toimitilapalveluiden näkökulmasta. Suomeksi Einolan työ on nimeltään Älytoimistosovellukset – Mahdollisuus työnantajalle luoda parempia toimistoja.

– Kiinteistöt ovat kalliita. Jo ennen koronaa monet yritykset huomasivat, että käyttöasteet toimistoilla ovat aika pieniä. Työpisteiden määrää on vähennetty, eikä jokaisella enää omaa pöytää. Nämä applikaatiot on luotu helpottamaan työskentelyä tällaisissa toimistoissa, Einola kertoo. 

Tutkimuksen tavoite oli tunnistaa ne toiminnallisuudet, joista työnantaja hyötyy eniten. Selvisi, että sovellukset ovat erityisen käteviä viestittäessä työntekijöille vapaista tiloista ja niiden käyttötarkoituksesta. 

– Applikaatiot helpottavat myös rakennusten huoltamista ja tilojen suunnittelua. Niiden avulla nähdään, mitkä paikat ovat suosittuja tai pitäisikö vaikkapa puhelinkoppi siirtää toiseen paikkaan, jos se ei ole aktiivisessa käytössä.

Sovellusten kautta huoltopyyntöjen lähettäminen onnistuu nopeasti. Samalla huoltokohteen sijainti välittyy toimitilasta vastaavalle taholle automaattisesti. Sovelluksilla voidaan myös tarkkailla taloteknisiä asioita, kuten sisälämpötilaa ja ilmanlaatua.

– Sovelluksissa ei ehkä ole yhtä kovaa sisäilma-analytiikkaa kuin niillä, jotka ovat keskittyneet vain siihen, mutta ehkä se on riittävällä tasolla, Einola pohtii. 

Suurimpana hyötynä käyttöastedata

Einola haastatteli tutkimuksessaan kahdeksaa toimitilajohtajaa seitsemästä älykästä toimistosovellusta käyttävästä yrityksestä. Yritysten käytössä olleet sovellukset olivat Haltian Oy:n Empathic Building ja Rapal Oy:n (Rapal – Part of Ørn Software) Optimaze Worksense.

– Molemmissa on tosi samanlaisia ominaisuuksia, mikä tietenkin kertoo siitä, että käyttäjät olivat kiinnostuneita juuri tällaisista ominaisuuksista. Mutta markkinoilla on paljon muitakin.

Einola kertoo, että yksi suurimmista sovelluksista saatavista hyödyistä on tilojen käyttöastedata. Siitä nähdään, tarvitaanko esimerkiksi keskittyneeseen työhön sopivia tiloja enemmän tai ryhmätiloja vähemmän. 

– Kun saadaan käyttöastedataa, pystytään näkemään trendejä. Esimerkiksi mihin aikaan ihmiset käyttävät tiloja ja milloin tarvitaan tehostettua ilmanvaihtoa. Sensorit kertovat, kuinka monella työpisteellä istuu henkilö. Nyt on jo nähty esimerkiksi se, että maanantait ja perjantait ovat sellaisia päiviä, joina ihmiset eivät halua tulla toimistolle. Huomattiin myös, että isoille neuvotteluhuoneille ei ole enää niin paljon kysyntää käyttöasteen puolesta.

Talotekniikan näkökulmasta sovelluksilla on mahdollista vaikuttaa SRI-älyvalmiusindikaattorin ihmiskeskeisiin kategorioihin, kuten kätevyyteen ja informaation jakamiseen rakennuksen käyttäjälle.

– Sovelluksen kautta voisi myös seurata rakennuksen talotekniikan suoriutumista ilmanvaihdon, lämpötilan ja kosteuden – mihin ikinä sensorin saa – suhteen. Valaistuksen kannalta sovellusten hyödyntäminen voi olla haastavaa, jos käytössä on vain pöytäsensorit. Valojen pitäisi mennä päälle jo huoneeseen astuttaessa eikä vasta työpisteelle istuttaessa.

Energian säästämisen suhteen suurin sovelluksista saatava hyöty on Einolan mukaan se, että yritykset siirtyvät pienempiin, käyttöasteen mukaisiin tiloihin.

– Mitä vähemmän rakennuksia, sitä vähemmän käytetään energiaa.

Potentiaalisia käyttökohteita enemmänkin

Einola sanoo, että vaikka vielä tällä hetkellä muutaman viime vuoden sisällä kehitetyt älykkäät toimistosovellukset ovat uusi asia, ne ovat osa suurempaa murrosta. Hän uskoo, että vastaavilla sovelluksilla on potentiaalia myös muissa käyttöympäristöissä, esimerkiksi sairaaloissa. 

– Tämän tyyppisistä voisi olla hyötyä oikeastaan kaikkialla, missä jaetaan resursseja. 

Sovellusten kehittämistä ajatellen Einola kertoo, että niiltä toivottiin erityisesti entistä laajempaa data-analyysimahdollisuutta tilojen käyttöasteesta. Lisäksi yritykset kaipasivat niihin yksittäisiä ominaisuuksia, kuten mahdollisuutta tarkistaa parkkipaikan saatavuus työpaikan läheltä.

Tutkimuksen perusteella älykkäät toimistosovellukset voivat auttaa työnantajia kehittämään toimistotiloja historiallisen käyttöasteen ja liikkumistietojen avulla. Einolan mukaan jatkotutkimuksessa tulisi keskittyä sovellusten loppukäyttäjiin, jotta niiden hyödyistä saataisiin kokonaisvaltaisempi kuva.

Seuraavaksi pääaineenaan rakennussähköistystä opiskellut Einola aikoo keskittyä jatko-opintoihin.

– Näillä näkymin tulen kirjoittamaan väitöskirjani valaistuksen ohjauksesta sensoreiden ja energiansäästön näkökulmasta.